PERAWATAN ARSIP AKTIF PADA CABANG MADYA KLAS PONTIANAK PT BIRO KLASIFIKASI INDONESIA (PERSERO)

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penyebab tidak terawatnya arsip pada Cabang Madya Klas Pontianak PT Biro Klasifikasi Indonesia (Persero), apa kendala dalam melakukan perawatan arsip, dan memberikan solusi dalam mengatasi kendala perawatan arsip. Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan penulis yaitu observasi, wawancara, dan dokumentasi. Untuk penyajian data penulis menggunakan metode deskriptif atau narasi dan menggunakan metode kualitatif dalam menganalisis data. Dapat diketahui bahwa arsip pada Cabang Madya Klas Pontianak PT Biro Klasifikasi Indonesia (Persero) tidak terawat dengan baik. Hal ini dikarenakan tidak ada karyawan/staff khusus yang menangani kearsipan dan belum memiliki ruangan khusus untuk arsip, serta kurangnya sarana untuk menyimpan arsip. Arsip masih ada yang tersimpan didalam box  disimpan secara vertikal sehingga menyebabkan dokumen menjadi melekat, dan membutuhkan waktu yang lama untuk mencari arsip serta arsip menjadi berdebu karena disimpan diluar ruangan lebih tepatnya di bawah tangga. Dokumen yang kepenuhan didalam ordner juga membuat dokumen tersebut menjadi rusak. Berdasarkan hasil pembahasan solusi yang penulis berikan adalah 1) Seharusnya menyediakan ruangan khusus untuk arsip karena ketersediaan ruangan dapat mendukung pengelolaan arsip. Jika pengelolaan arsip sudah baik maka, arsip juga akan terawat dengan baik. 2) Seharusnya menunjuk salah satu karyawan pada bagian masing-masing di Cabang Madya Klas Pontianak PT Biro Klasifikasi Indonesia (Persero) untuk mengurus arsip. 3) Memperbaiki dokumen yang sudah rusak agar tidak bertambah parah.