TATA KELOLA ARSIP AKTIF PADA DINAS PEKERJAAN UMUM DAN PENATAAN RUANG KOTA PONTIANAK

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana tata kelola arsip aktif pada Dinas PUPR Kota Pontianak, untuk mengetahui kendala yang dihadapi dalam tata kelola arsip aktif pada Dinas PUPR Kota Pontianak, untuk mengetahui solusi untuk mengatasi kendala tata kelola arsip aktif Dinas PUPR Kota Pontianak.Berdasarkan fokus masalah dan tujuan penelitian yang dipaparkan, maka penelitian ini dilakukan dengan metode penelitian kualitatif. Dalam menggunakan metode penelitian kualitatif ini, peneliti memilih tiga informan yang dijadikan sebagai subjek penelitian yaitu Kassubag umum dan aparatur, staf pengadministasi umum , dan staf pranata kearsipan . Alasan penulis memilih 3 informan tersebut karena akan terlibat dalam dalam observasi dan wawancara yang sangat erat kaitannya dengan tema penelitian yang dilaksanakan. Sehingga dengan informan tersebut, penulis dapat memproleh data mengolahnya menjadi informasi yang bermanfaat dalam penelitian. Adapun teknik pengumpulan data yang akan penulis gunakan yaitu observasi, wawancara, dan studi dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa tata kelola arsip aktif belum terlaksana dengan baik. Dikarenakan belum adanya peraturan/SOP turunan sehingga terdapat kendala dalam tata kelola arsip aktif, seperti yaitu penemuan kembali arsip aktif, peminjaman arsip yang belum jelas prosedurnya, dan tidak adanya jadwal penyusutan arsip aktif. Upaya yang telah dilakukan oleh Dinas PUPR Kota Pontianak dalam mengatasi kendala yang terjadi dalam tata kelola arsip aktif bimbingan seadanya terhadap staf pengadministrasi umum dan staf pranata kearsipan dari pegawai yang ada di bagian umum dan aparatur, inisiatif dari peminjam arsip aktif tersebut untuk menggandakan ataupun men-scann melalui aplikasi yang ada di smartphone supaya tidak lama untuk waktu peminjaman, yaitu jadwal penyusutan arsipnya dilaksanakan sewaktu-waktu jika dirasa arsip tersebut telah habis masa penggunaannya.