PENGELOLAAN WARKAH DIGITAL DAN PEMANFAATANNYA DALAM MENDUKUNG PELAYANAN PERTANAHAN BERBASIS ELEKTRONIK PADA KANTOR PERTANAHAN KOTA PONTIANAK

Abstract

Warkah merupakan kumpulan berkas-berkas yang digunakan sebagai dasar dalam penerbitan sertifikat tanah yang berperan dalam pembuktian terhadap penguasaan tanah secara yuridis. Untuk itu, warkah ini sangat penting, sehingga perlu dijaga dan dipastikan keberadaannya. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana pengelolaan dan pemanfaatan warkah digital, apa saja kendala yang dihadapi dalam pengelolaan warkah digital dan apa saja solusi dari kendala yang dihadapi dalam pengelolaan warkah digital pada Kantor Pertanahan Kota Pontianak. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskriptif. Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu wawancara dan studi dokumentasi. Analisis data yang digunakan terdiri dari reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Pengelolaan warkah digital pada Kantor Pertanahan Kota Pontianak dapat dikatakan belum maksimal. Hal ini dapat dilihat dari segi pemeliharaan terhadap warkah digital yang belum terkelola dengan baik. Kendala yang dihadapi dalam proses pengelolaan warkah digital adalah warkah hilang atau tidak dapat ditemukan, sistem penyimpanan belum terkelola dengan baik, kurang koordinasi antara manajemen warkah kertas dan warkah elektronik dan terhambatnya proses migrasi dari media generasi lama ke generasi baru. Solusi untuk mengatasi kendala yang terjadi adalah mencocokan data sertifikat yang ada di masyarakat dengan melakukan pemeriksaan lapangan, menyiapkan folder penyimpanan khusus, melakukan unggahan berulang dan menunggu sampai aplikasi kembali normal, meningkatkan ketelitian, melakukan koordinasi dan verifikasi dan meningkatkan kehatian-hatian. Rekomendari dari penulis sebaiknya Kantor Pertanahan Kota Pontianak membuat duplikat file warkah digital sebagai backup data, melakukan pengecekan kelengkapan warkah sebelum discan, dan lakukan pengecekan secara berkala terhadap kondisi dan penyimpanan warkah digital untuk menjamin tidak terjadinya kerusakan atau kehilangan data.