PENATAAN ARSIP AKTIF PADA BAGIAN RAW MATERIAL PT HOK TONG PONTIANAK

Abstract

Setiap perusahaan mengharapkan penataan arsip aktif yang sederhana dan mudah dilaksanakan dalam penerapannya sehingga dapat ditemukan secara cepat dan tepat apabila dibutuhkan. Penelitian ini mempunyai tujuan untuk mengetahui penataan arsip aktif pada bagian Raw Material (RM) PT Hok Tong Pontianak dan untuk mengetahui hambatan serta solusi terhadap hambatan dalam penataan arsip aktif. Jenis penelitian ini adalah kualitatif yang bersifat deskriptif. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah observasi, wawancara, dan dokumentasi. Analisis data menggunakan model Miles dan Faisal yakni: reduksi data, penyajian data, penyimpulan dan verifikasi dan kesimpulan akhir. Bagian RM memiliki cukup banyak arsip yang ditata dengan sistem kombinasi subjek dan kronologis dan terdapat sistem abjad, penemuan kembali arsip pada bagian RM belum dilakukan dengan baik karena perlu proses pembongkaran dan beberapa peralatan tidak diberikan label. Asas pengorganisasian adalah asas gabungan, peralatan penunjang yang digunakan adalah lemari arsip, ordner, map snelhecter, box file, perforator, stapler, dan map kertas, dan keamanan arsip aktif sudah terjamin dari segala gangguan. Hambatan dalam penataan arsip adalah staf administrasi RM lebih mengutamakan tugasnya sehingga kurang memperhatikan penataan arsip aktif, kurangnya peralatan untuk menata arsip di lemari, dan peralatan yang digunakan dalam penataan arsip di lemari kurang tepat. Solusi dari hambatan adalah petugas berusaha menggunakan waktu kerja dengan optimal, selalu mengingatkan kepada bagian yang berwenang dalam melakukan pengadaan peralatan arsip, dan menggunakan peralatan arsip yang lebih tepat.