PROSEDUR LAYANAN INFORMASI PERSURATAN PADA UNIT PUSAT INFORMASI DAN PELAYANAN TERPADU POLITEKNIK NEGERI PONTIANAK

Abstract

Dalam mewujudkan kelancaran surat menyurat, maka diperlukan  prosedur kerja. Prosedur kerja ini  bertujuan agar memudahkan serta memperlancar aktivitas yang hendak dilaksanakan,  maka dibuat prosedur surat masuk dan surat keluar  adalah  untuk memperlancar jalannya sistem administrasi surat-menyurat. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui : (1) bagaimana prosedur pelayanan informasi persuratan di Pusat Informasi dan Pelayanan Terpadu Politeknik Negeri Pontianak, (2) faktor penghambat dari pelayanan informasi persuratan di Pusat Informasi dan Pelayanan Terpadu Politeknik Negeri Pontianak, (3) upaya yang dapat di lakukan untuk mengatasi hambatan dari Pusat Informasi dan Pelayanan Terpadu Politeknik Negeri Pontianak. Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah observasi, wawancara dan dokumentasi. Terknik analisis yang dilakukan dalam penelitian ini dengan cara : (1) mengumpulkan data dan informasi tentang penataan arsip pada bidang akademik berdasarkan hasil wawancara, (2) mempelajari dan mengkaji data dan informasi tentang penataan arsip pada bidang akademik Politeknik Negeri Pontianak, (3) menguraikan sistem pengendalian intern dan mengaitkan dengan persediaan, sesuai pustaka yang ada, (4) selanjutnya peneliti akan menarik kesimpulan dari hasil menganalisa data dan menjelaskan mengenai hasil penelitian tersebut. Berdasarkan hasil  penelitian dari prosedur pelayanan informasi persuratan mulai dari pembuatan sudah dilakukan dengan baik dalam proses surat menyurat. Namun hambatan yang terjadi adalah kurangnya informasi yang didapat oleh pengguna surat. Sehingga menyebankan pengguna surat kebingungan apabila ingin mengurus surat menyuratdan menyebabkan petugas harus menjelaskan prosedur pembuatan surat. Adapun solusi yang dilakukan adalah memberikan kejelasan informasi yang di distribusikan secara visual pada media media seperti baleho didalam ruang tunggu.