ANALISIS PENERAPAN E-ARSIP DI BAGIAN AR OFFICER PADA PT UNITED TRACTORS Tbk - PONTIANAK

Abstract

PT United Tractros Tbk - Pontianak merupakan perusahaan terbesar dan terkemuka di Indonesia yang bergerak di bidang penyediaan alat berat konstruksi. Penelitian Tugas Akhir ini berjudul Analisis Penerapan E-arsip di Bagian AR Officer pada PT United Tractrors Tbk - Pontianak. Tujuan penelitian ini adalah untuk menganlisis penerapan E-arsip di bagian AR Officer serta mengetahui kendala-kendala yang terjadi dan mengetahui solusi dari kendala tersebut. Metode pengumpulan penelitian yang penulis gunakan yaitu dengan wawancara, observasi, dan dokumentasi dan disajikan dengan metode kualitatif deskriptif. Penerapan E-arsip ini dilakukan menggunakan batuan System Application and Processing (SAP). Dokumen di-scan dan di unggah ke SAP dengan penamaan berdasarkan nomor kontrak. Kendala dalam penerapan E-arsip ini yaitu kurangnya waktu petugas untuk mengarsipkan bersamaan dengan tugas utamanya memonitoring hutang piutang perusahaan, adanya dokumen yang hilang, fasilitas atau alat-alat yang kurang memadai, adanya potensi manipulasi dan kerusakan file yang disebabkan kegagalan sistem atau kelalaian petugas arsip, serta adanya perubahan-perubahan yang terjadi pada sistem yang harus di sosialisasikan ulang. Pemecahan masalah yang dihadapi dalam penerapan E-arsip ini yaitu dengan memberdayakan anak magang, memperbaiki fasilitas yang ada dan memperketat keamanan dan monitoring terhadap dokumen yang akan di proses, serta melakukan sosialisasi secepat mungkin setelah adanya perubahan pada sistem.

Kata kunci: Penerapan, E-arsip, Kearsipan, Elektronik.